Comment réussir un onboarding à distance ?

Comment réussir un onboarding à distance ?

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Avec le Covid-19, le travail à distance a été largement favorisé, on ne vous apprend rien. Les entreprises s’efforcent donc de s’adapter le plus rapidement possible à ces changements qui affectent tous les aspects de l’activité, l’intégration des nouvelles recrues y compris. Les réunions en face-à-face étant bien souvent restreintes, l’intégration virtuelle est une alternative viable pour vos nouveaux collaborateurs, à condition qu’elle soit effectuée dans les règles de l’art. Alors comment réussir l’intégration des nouveaux venus à distance ?

Onboarding à distance : quelles différences avec un onboarding classique ?

Onboarding à distance, onboarding virtuel, intégration virtuelle : appelez cela comme vous voulez. Il s’agit d’un processus permettant d’intégrer vos nouvelles recrues sans pour autant les obliger à se rendre sur le lieu de travail, pour mener des réunions, des formations etc… Au lieu de cela, tout est réalisé à distance, via des visioconférences, des webinaires, et même parfois des exercices interactifs en ligne. Et vous le savez, la période d’intégration est capitale pour assurer la performance et le bien-être des collaborateurs.

En ces temps particuliers, l’intégration virtuelle est un moyen fluide d’intégrer vos nouveaux collaborateurs, côté employeurs comme côté employé. Et nous allons le voir ensemble : un onboarding à distance n’est pas forcément quelque chose de froid ou d’impersonnel.

Onboarding à distance : qui est concerné ?

Nous l’avons vu pendant le confinement : bien souvent, les salariés se sont plutôt bien adaptés au travail à distance, et semblent maintenant le plébisciter, que ce soit dans un contexte de crise ou non. Tous ces salariés seront donc d’autant plus disposés à effectuer un onboarding virtuel lors de leur prochain emploi.

Soyons honnête, beaucoup d’entreprises n’ont pas eu l’opportunité de réaliser des embauches lors de la crise du covid-19. La plupart ont dû se serrer la ceinture, quand il ne s’agit pas d’une fermeture pure et simple.

Cependant, certaines industries, en particulier dans les nouvelles technologies ont été moins touchées par la crise, se sont mieux adaptés aux nouvelles conditions de travail imposées, et continuent de réaliser des embauches. Les postes qu’elles proposent, bien souvent, sont tout à fait adapté au travail à distance. Ce sont alors des candidats idéals pour un onboarding virtuel, et ce tout particulièrement dans les cas où les bureaux restent partiellement ou complètement fermés.

Les objectifs et les avantages d’un onboarding à distance

Pas de surprise de ce côté-là : les collaborateurs qui arrivent dans l’aventure pendant une crise ou dans un cadre de travail à distance ont les mêmes besoins en terme d’intégration que tous les autres salariés. Quand bien même les méthodes sont différentes, les objectifs d’une intégration virtuelle sont les mêmes qu’une intégration classique, c’est-à-dire :

  • Familiariser les nouvelles recrues avec l’entreprise et sa culture
  • Leur donner les outils, les formations, les conseils et toutes autres informations nécessaires pour qu’ils puissent réaliser le travail qui leur est demandé rapidement et efficacement
  • Leur faire compléter tous les documents administratifs nécessaires
  • Et surtout : faire en sorte qu’ils se sentent intégrés et à leur place dans l’entreprise

Cependant, dans un contexte « de crise », une intégration virtuelle répond à un objectif supplémentaire qui est de calmer l’éventuelle nervosité des nouveaux embauchés. Alors attention, il ne s’agit pas d’être faussement optimiste et de promettre la lune, mais assurez à votre nouvelle recrue que l’entreprise fait de son mieux pour offrir des conditions de travail les plus adaptées possible à ce nouveau contexte. Rappelez également aux collaborateurs qu’ils jouent un rôle primordial pour aider l’entreprise à traverser ce contexte de crise !

En ce qui concerne les avantages d’un onboarding à distance, ce sont encore une fois les mêmes que lors d’une intégration classique :

  • Travailler l'engagement des collaborateurs : la phase d’onboarding est la phase la plus importante pour cela.
  • Une meilleure performance des nouvelles recrues.
  • Un laps de temps le plus court possible avant que les salariés soient pleinement efficaces dans leur nouvelle entreprise.
  • Améliorer la rétention des collaborateurs, et donc réduire le turnover : la fidélisation. Le but : éviter de perdre les arrivants durant la période d’essai, et les garder ensuite le plus longtemps possible.

Quelles sont les différentes étapes pour mener une intégration virtuelle ?

Une bon onboarding à distance commence avant même le premier jour de travail du collaborateur et se poursuit jusqu’à qu’il soit pleinement intégré à votre organisation.

Dès la confirmation de l’embauche, commencez à susciter l’enthousiasme de la nouvelle recrue : il s’agit de préparer le terrain de l’engagement collaborateur ! Il faut ensuite continuer sur cette voie lors des premiers jours, des premières semaines et les premiers mois du nouveau salarié !

Bon, comme vous le voyez, jusque-là, tout cela ressemble beaucoup à une intégration tout ce qu’il y a de conventionnelle, et c’est normal, les principes sont les mêmes. Les différences résident dans les différentes étapes qui doivent parfois être quelque peu modifiées et surtout adaptées à un travailleur distant. Pour une bonne intégration, il s’agit aussi de rester en phase avec la culture de votre entreprise : que le travail à distance ne vous fasse pas oublier l’âme de la société !

Voici les principales étapes à inclure dans vos process d’intégration des nouveaux collaborateurs.

1. Envoyez un package « pré-onboarding »

Faites superbe impression et mettez en avant votre culture d’entreprise en envoyant quelques jours avant la prise de poste :

  • Un email de son manager, personnalisé et accueillant
     
  • Un questionnaire où la nouvelle recrue répond à différentes questions (ce que j’aime faire dans la vie, mon précédent job, est-ce le concept des pizzas à l’ananas est quelque chose de tolérable pour moi…), qui sera complété et partagé avec tous les collaborateurs, pour que ceux-ci apprennent à mieux le connaître, dans un contexte où ils vont rarement le rencontrer physiquement durant sa phase d’intégration.
     
  • Toutes les informations nécessaires à propos de l’entreprise, en ce qui concerne son histoire, sa culture, ses produits etc… Si vous avez un livret d’accueil destiné aux nouveaux arrivants et prévu à cet effet, c’est parfait.
     
  • Tous les documents administratifs à compléter et à signer électroniquement
     
  • Une checklist avec un petit aperçu de la manière dont vont se dérouler les premiers jours.

2. Assurez-vous qu’ils disposent de tout l’équipement nécessaire

Votre nouvelle recrue va avoir besoin d’un ordinateur portable ? D’un téléphone portable, d’une tablette ? Faites-en sorte de prévenir le département IT suffisamment en avance pour qu’il puisse préparer le matériel, installer les logiciels nécessaires, et surtout envoyez le tout à l’adresse du nouveau collaborateur. L’idée, si toutefois cela est réalisable, est d’éviter que le collaborateur se déplace dans un contexte de crise, pour un onboarding 100% à distance. Et n’oubliez pas de donner les coordonnées du département IT au nouvel employé, histoire de pouvoir assurer le service après-vente. L’intégration d’un collaborateur c’est aussi penser à ce genre de petit détail.

3. Envoyez aussi des trucs stylés

Lors d’une intégration classique, vous filez des t-shirt aux couleurs de votre entreprise, des mugs, des autocollants etc… Que le fait de réaliser l’onboarding à distance ne vous empêche pas de le faire, envoyez tout ça par colis, le même que celui où vous placez l’ordinateur ! Ainsi, même si l’intégration du salarié se fait à distance et qu’il travaille depuis chez lui, il dispose en quelque sorte d’un nouvel environnement de travail avec un poste de travail personnalisé dès sa première semaine :)

4. Informez les collaborateurs de l’arrivée de la nouvelle personne avec qui ils vont travailler !

Informez vos collègues de l’arrivée de la nouvelle recrue en envoyant un mail ou un message sur Slack, en indiquant son poste, quelques petites infos sur elle (celles que vous aurez récoltées dans le questionnaire envoyé quelques jours plus tôt), et une photo de la personne, histoire de rendre tout cela le plus personnel possible.

Encouragez vos collaborateurs à envoyer un petit message d’accueil sympathique lors du premier jour de votre nouveau collègue pour un parcours d’intégration qui démarre fort !

5. Aidez les nouveaux arrivant à nouer des relations et à se sentir à leur place

Beaucoup de petites actions, toutes simples, peuvent, mises bout à bout, répondre à ces objectifs et permettre d’accueillir les nouveaux dans les meilleures conditions. Selon les circonstances et la culture de votre entreprise, vous pouvez prévoir :

  • Un déjeuner de bienvenue en vidéoconférence le premier jour, avec 2 ou 3 membres de l’équipe du nouvel arrivant. Un must pour faciliter l’intégration dans l’équipe dès le premier jour.
     
  • Un membre de l’équipe qui est désigné pour être le mentor (ou le parrain, le tuteur, tout dépend comment vous l’appelez) de la personne, répondre à toutes ses questions, et s’assurer que ses premiers jours se passent pour le mieux.
     
  • Des meetings virtuels en one-to-one avec chacun des membres de l’équipe, afin de bien comprendre les rôles de chacun et la façon dont ils vont travailler ensemble. Un programme d’intégration doit permettre aux nouveaux salariés de bien comprendre le fonctionnement de votre entreprise.
     
  • Quelques meetings virtuels également avec un ou plusieurs dirigeants de l’entreprise, ce qui sera une opportunité pour la nouvelle recrue d’en apprendre plus sur la culture de l'entreprise, sa vision, ses valeurs etc…
     
  • Des formations à distance, webinaire, meetings virtuels avec un coach etc… : pour répondre à tous les besoins en terme de formation que peut avoir le nouveau collaborateur dans son rôle. Encore une fois, cela vous permettra de fidéliser le collaborateur.
     
  • Un premier projet sur lequel travailler, quelque chose qui peut être accompli rapidement et sans trop de difficulté, afin de prendre confiance et de rapidement trouver ses marques ! Indispensable pour une intégration réussie !

 Poursuivez !

L’intégration dans l’entreprise des nouveaux salariés tout en étant à distance, nous l’avons vu, c’est possible. Mais une intégration à distance vraiment excellente se poursuit tout au long de la première année du travailleur ! Ainsi, vous mettez toutes les chances de votre côté pour maximiser la satisfaction du collaborateur et pour construire une relation solide et enrichissante, côté employé comme employeur.

Du côté des employés à distance, un point remonte souvent : celui de continuer à progresser et se voir proposer des opportunités d’évolution malgré le contexte. Dès lors, la formation à distance, encore une fois, est une solution pour faire évoluer vos collaborateurs, et leur proposer de grandir avec l’entreprise. Pour garder vos collaborateurs, continuez d’offrir des opportunités d’apprentissage et d’évolution au sein de l’entreprise !

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