7 conseils pour se faire entendre en réunion

7 conseils pour se faire entendre en réunion

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Pas toujours évident de se faire entendre dans une réunion. Que la réunion soit en présentiel ou en ligne, on peut parfois se sentir anxieux, ne pas être confiant dans ses propos, et finalement avoir le sentiment d’être ignoré.

Pas top. Mais rassurez-vous, vous n’êtes pas seul, nombreux sont ceux qui ont le sentiment d’être invisible en réunion, de ne pas être pris au sérieux et de simplement perdre du temps.

Les réunions sont pourtant un des meilleurs moyens de prouver votre expertise et votre leadership, que vous soyez Office Manager ou occupiez un autre poste. C’est l’occasion de montrer que vous êtes proactif. Ne pas donner son avis, c’est faire perdre à votre entreprise vos précieuses contributions.

Alors, comment se faire entendre en réunion, pour que les autres se taisent une bonne fois pour toutes et écoutent attentivement ce que vous avez à dire ?

Conseil n°1 : Ayez confiance en votre valeur !

Si vous êtes présent lors de la réunion, c’est qu’a priori, vous avez quelque chose à apporter. On vous a invité car le sujet vous concerne et que vous avez votre mot à dire.

Vous avez sûrement des connaissances et/ou des compétences liées à l’objet de la réunion. N’ayez donc pas de doutes sur le fait que votre présence est indispensable, prenez confiance en vous et en la valeur que vous pouvez apporter.

Note : bien sûr, il arrive parfois que l’on soit invité à une réunion, sans que l’on sache réellement pourquoi. Parfois, c’est parce qu’on fait partie de telle ou telle équipe, que notre manager est telle ou telle personne… et qu’on a donc jugé bon de nous inviter à une réunion à laquelle on a cependant rien de particulier à apporter. Si c’est le cas, sachez refuser l’invitation à la réunion. Après tout vous allez juste perdre du temps qui aurait pu être utilisé à bon escient...

Conseil n°2 : Soyez parmi les premiers à prendre la parole

Quand on attend trop longtemps avant de prendre la parole dans une réunion, le stress peut monter, d’autres personnes peuvent avoir déjà donné le même avis (et on pense donc ne rien pouvoir apporter de supplémentaire), on peut ne pas parvenir à trouver de petit silence pendant lequel intervenir etc…

C’est pourquoi il peut être intéressant d’être parmi les premiers à prendre la parole. Vous relâcherez ainsi vos nerfs : vous serez plus relaxé et concentré lors du reste de la réunion. “C’est bon, je l’ai fait !”. C’est un peu comme les exposés quand vous étiez à l’école : il était finalement plus simple d’être parmi les premiers à présenter, que les derniers, qui voient le stress monter au fur et à mesure.

Conseil n°3 : Rebondissez sur les propos de vos collègues

S’il peut être de faire une intervention à proprement parler en réunion, pendant laquelle vous donnez votre avis, il est bien plus facile de rebondir sur les propos de vos collègues. Vous pouvez par exemple donner votre accord avec ce qu’un collègue vient de dire, puis étayer un peu en ajoutant vos propres idées.

Si vous avez du mal à vous faire entendre en réunion, c’est peut-être que vous avez une personnalité introvertie. Transformez ce trait de caractère en force : vous disposez sûrement d’une bonne capacité d’écoute, vous permettant d’identifier plus facilement les points sur lesquels rebondir.

C’est l’occasion de prendre la parole de manière moins “brute” et peut-être un peu plus naturelle. Suivez avec attention la réunion, maintenez un contact avec les personnes qui prennent la parole :  c’est aussi le signe que vous êtes engagé et respectueux, il sera ainsi plus facile de rebondir.

Conseil n°4 : Posez des questions

Rien de tel que des questions pertinentes pour montrer que vous êtes intéressés et engagés. Les réponses à celles-ci seront autant d’occasions de réagir et de donner vos propres idées.

N’hésitez donc pas à préparer quelques questions avant d’assister à une réunion (pas trop quand même hein, il ne s’agit pas qu’une réunion de 30 minutes finisse finalement 2h plus tard).

questions

Conseil n°5 : Prévenez en avance que vous avez des points à évoquer

Si la réunion dispose d’un ordre du jour envoyé en avance à tous les participants, demandez à l’organisateur d’y inclure les points que vous souhaitez évoquer. C’est pour vous la garantie que votre point de vue ne passera pas aux oubliettes, puisque votre intervention est prévue.

S’il n’y a pas d’ordre du jour à l’horizon, vous pouvez envoyer un petit mail aux participants du type “il faudra qu’on aborde les points X, Y et Z, j’ai des choses à vous proposer qui pourraient être intéressantes”, histoire de “teaser” votre intervention.

Conseil n°6 : Restez concis 

Une des meilleures manière de se faire entendre, c’est aussi de rester simple dans son propos et de ne pas partir dans des explications à la mords-moi-le-nœud. Restez efficace dans votre communication pour ne pas perdre la concentration de vos collègues.

Soyez également confiant, ne commencez pas vos phrases par “excusez-moi d’intervenir mais…”, ce qui risquerait de vous affaiblir aux yeux des participants et de diminuer l’intérêt perçu de votre propos.

Commencez plutôt par “J’aimerais dire que…” ou “J’aimerais ajouter…”. 

Conseil n°7 : Adaptez-vous aux réunions en ligne

visioconference

À l’heure à laquelle nous écrivons cet article, la plupart des réunions ont lieu en visioconférence. L’exercice diffère un peu de la réunion en présentiel et il est nécessaire de s’y adapter pour se faire entendre. Pour cela, quelques points simples :

  • Testez votre matériel, et particulièrement votre micro avant la réunion. Si les participants entendent seulement un mot sur deux, ils vont vite se lasser…

  • Soyez dans un endroit calme, où vous pouvez parler tranquillement et sans pollution auditive qui viendrait ternir vos interventions.

  • Maintenez le contact visuel. Regardez votre webcam dans les yeux, comme s’il s’agissait de vos collègues. Il s’agit encore une fois de montrer que vous êtes impliqué, ce qui facilitera vos prises de parole.

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